PENTINGNYA MEMBANGUN SISTEM BISNIS ONLINE

Dalam menjalani bisnis online harus ada sistem bisnis karena kita tidak bisa bekerja sendiri. Apalagi yang masih sekolah, tentu ada waktu-waktu untuk belajar dan mengerjakan tugas.

Agar usaha terus berjalan kita harus menyiapkan sistemnya agar bisa dikerjakan oleh tim. Kalau tidak punya sistem, bisnis otomatis berhenti karena hanya kita sendiri yang tahu alur bisnisnya.

Sebenarnya sistem bisnis online sama saja dengan sistim bisnis ofline. Perbedaannya, bisnis online tidak bertatapan muka langsung dengan konsumen dan lebih banyak bekerja di depan gadget atau laptop.

Untuk diketahui, dalam bisnis kita harus bekerja secara tim tidak bisa bekerja sendiri. Apalagi bagi anda yang masih sekolah dan berstatus pelajar, bisnis sifatnya sampingan. Jadi jangan sampai mengganggu pelajaran.

Alangkah baiknya anda mempunyai tim. Tidak harus orang lain tapi bisa orang tua, kakak atau adik. Namun, walaupun saudara sendiri, mereka tetap butuh sistem dan aturan kerja yang jelas.

Divisi bisnis online

Dalam bisnis online yang masih kecil ada beberapa divisi yang perlu disiapkan.

Pertama, divisi customer service(CS)

Divisi ini fokus melayani konsumen. Tugasnya antara lain:

1.  Costumer handling. Menjawab semua pertanyaan konsumen tentang produk, cara pembelian, cara pembayaran, diskon, pilihan warna atau komplain.

2.    Purchasing. Melayani pembelian. Tugasnya antara lain menerima order lewat chatting(WA, sms atau email), memastikan ketersediaan stok barang, mengonfirmasi pesanan dan membuat PO ke gudang.

3.   Menghandle komplain dari konsumen. Seperti: pesanan belum sampai atau terlambat, warnanya tidak sesuai, barangnya cacat atau rusak. Kemudian CS mengkonfirmasi ke divisi terkait dan menyampaikan solusinya kepada konsumen.

Kedua, divisi marketing, traffic dan research.

Yaitu divisi yang berkaitan dengan marketing dan riset. Tugasnya antara lain:

1.       Membuat materi promosi untuk postingan dan iklan. Termasuk merancang iklan berbayar(paid traffic).

2.       Meningkatkan traffic dari search engine dengan SEO(Search Engine Optimization).

3.       Membuat dan meng-update konten di sosmed seperti facebook, instagram, twitter, youtube dan blog.

4.       Membuat materi promo bulanan.

5.       Mengadakan riset pesaing, riset pasar, dan riset pelanggan untuk bahan pertimbangan mengambil keputusan.

6.       Membuat list building atau bank data SMS, BBM, Email.

Ketiga, divisi keuangan dan pembelian

Tugasnya adalah:

1.       Mengelola pemasukan dan pengeluaran.

2.       Pengadaaan stok barang. (pembelian stok dari distributor)

3.       Order approval(mencatat order dari CS) kemudian meneruskannya ke divisi pengiriman/gudang.

4.       Membuat laporan keuangan.

Keempat, divisi gudang dan pengiriman

Tugasnya adalah :

1.       Mengelola dan mengatur stok di gudang.

2.       Pengemasan (packing) pesanan.

3.       Pengiriman barang ke konsumen.

Kelima, divisi manajemen internal dan pengembangan

Tugasnya adalah:

1.       Membuat keputusan manajemen.

2.       Mengatur agar setiap divisi bisa bekerja dengan optimal.

3.       Membuat perencanaan bisnis ke depan.

Tapi bagaimana kalau saya masih pemula, apakah sistim dan divisi di atas dibutuhkan? Bagi pemula yang masih sendiri tentu tidak membutuhkan divisi di atas karena semua masih dikerjakan sendiri. Tapi kalau usaha anda sudah membesar dan order semakin banyak maka tidak ada pilihan lain anda harus membuat sistem dan tim bisnis.

Lalu kapan persisnya saya harus membuat divisi tersebut? Alangkah baiknya divisi dan tim itu dirancang dari awal namun penerapannya dilakukan secara bertahap. Untuk order 1-10/ hari mungkin masih bisa anda tangani sendiri dengan bantuan adik atau kakak. Untuk order 10-30/hari sudah saatnya anda membutuhkan satu orang CS. Sedangkan tugas lain bisa anda tangani sendiri. Untuk order 30-50/hari dibutuhkan 2 orang CS, 1 marketing dan 1 bagian pengiriman. Jumlah ini bisa disesuaikan dengan perkembangan usaha anda.

(Referensi : www. marketplays.id)